organisasi pada Laboratorium klinik rumah sakit


Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan pada Laboratorium Klinik Rumah Sakit
Nama   : Hertyn Frianka
A. Struktur Organisasi Laboratorium Klinik
Struktur organisasi dan tata kerja merupakan gambaran falsafah “participative governance”, artinya tiap sub unit atau seksi saling berpartisipasi, saling memperkuat, birokrasi tak panjang hingga cepat memperoleh akses yang diperlukan, transparan artinya terbuka dalam laporan maupun informasi hingga dapat dipertanggungjawabkan, akuntabel, pemerataan hak dan keadilan/gender equity yang semuanya difokuskan untuk produktivitas dan kelestarian lab. klinik, kepuasan pengguna jasa dan kesejahteraan.
Contoh struktur organisasi lab. klinik dapat dilihat di bawah ini :
Kepala Laboratorium
Pelayanan, Pemeliharaan dan SDM
Administrasi, Keuangan dan Logistik
Rekam Medik, Sistem, Informasi dan Pemasaran
Imunologi dan Sampling


Kimia Klinik dan Lab. Satelit
Hematologi dan Bank Darah
Cairan Tubuh, Urinalisis dll
Mikrobiologi dan Parasitologi
 







            Pada contoh ini kepala lab. klinik mengkoordinasi delapan kegiatan, mengimplementasikan good participative governance untuk pengembangan dan kelestarian lab. klinik, tiga kotak di atas merupakan sekretariat, sedang lima kotak di bawah merupakan kegiatan fungsional lab. praanalitik, analitik, pasca-analitik dan pemantapan mutu internal serta eksternal (PMI & PME). Lab satelit yaitu lab. rawat darurat, lab. intensif dan lab.bank darah.

B. Deskripsi Pekerjaan
1. Deskripsi Pekerjaan Kepala Lab/Unit Pelayanan Lab.
Fungsi:
Bertindak sebagai kordinator pelaksanaan dan pengembangan pelayanan lab. rumah sakit dan pelayanan pendidikan serta memfasilitasi penelitian di unit laboraorium.
Tugas-tugas:
1). Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan di laboratorium.
2). Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan lab. rumah sakit, pelayanan pendidikan dan penelitian di laboratorium.
3). Mengkoordinasikan dan memelihara administrasi pelayanan , keuangan, rekam medik, informasi, promosi dan pemasaran sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
4). Mengevaluasi dan membuat laporan tahunan dan laporan berkala.
5). Memberikan pembinaan administrasi, pelatihan dan manajemen kepada seluruh staf laboratorium.
Wewenang:
1).  Menentukan keputusan menyangkut kebijaksanaan pelayanan dan pengembangan laboratorium.
2).  Mengusulkan program-program yang berkaitan dengan pelayanan dan pengembangan laboratorium kepada direktur rumah sakit.
3). Mengusulkan tambahan prasarana dan sarana sesuai dengan kebutuhan laboratorium.
4). Mengadakan pertemuan koordinasi sedikitnya sekali tiap bulan.
5).  Memberikan teguran terakhir kepada staf yang melakukan pelanggaran dan mengembalikan staf yang bersangkutan kepada direktur rumah sakit bila teguran terakhir tidak diindahkan.
Tanggung jawab:
1).  Bertanggung jawab kepada direktur rumah sakit atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan pelayanan laboratorium rumah sakit dan pelayanan pendidikan, pelatihan serta penelitian di laboratorium.
2).  Bertanggung jawab kepada direktur rumah sakit atas pemasukan dan pengeluaran keuangan laboratorium.

2. Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi Sub Unit Administrasi, Keuangan dan Logistik
Fungsi:
Bertindak selaku koordinator administrasi dan di bawah supervisi kepala lab., merencanakan dan mengelola administrasi, keuangan dan logistik laboratorium.
Tugas-tugas:
1). Menangani sistem pencatatan dan distribusi surat masuk dan surat keluar.
2). Membuat rencana kebutuhan/Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) tahunan.
3). Menyusun laporan keuangan setiap bulan.
4). Bekerjasama dengan para kepala sub unit lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan untuk pelayanan laboratorium.
5).  Atas persetujuan kepala unit menentukan kontrak kerjasama dengan rekanan berdasarkan perbandingan harga produk/reagen yang digunakan.


Wewenang:
1). Menentukan prioritas kebutuhan/permintaan dari seksi/sub unit pelayanan baik darti segi keuangan maupun logistik.
2).  Atas persetujuan kepala unit, meminta pertanggungjawaban kepala sub unit atas penggunaan alat/reagen dan bahan habis lainnya.

3. Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi/Sub Unit Hematologi
Fungsi:
Bertindak sebagai kordinatnor pelayanan, pengembangan dan pendidikan, pelatihan serta penelitian dalam bidang hematologi dan Bank Darah.
Tugas-tugas:
1). Mengawasi kelancaran pelayanan setiap hari di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2). Mengawasi kontrol kualitas tes-tes hematologi dan Bank Darah setiap hari.
3). Melaksanakan pemantapan mutu internal setiap hari dan mengikuti Pemantapan Mutu Eksternal (PME) secara berkala.
4). Menentukan solusi atas permasalahan yang timbul di seksi/sub unit Hematologi dan Bank Darah termasuk masalah ketenagaan.
5). Mengupayakan pengembangan tes-tes Hematologi dan pelayanan Bank Darah sesuai kebutuhan pengguna jasa.
6). Membimbing peserta pendidikan dan pelatihan serta penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.
7). Membimbing dan mengembangan penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.

Wewenang:
1). Meminta fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaan pelayanan di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2). Mengusulkan perbaikan/penggantian sarana atau alat yang dianggap bermasalah.
3). Mengusulkan pengadaan alat/metode baru untuk tes Hematologi dan Bank Darah sesuai kebutuhan pengguna jasa.
Tanggung jawab:
1).  Bertanggung jawab kepada kepala lab.atas kelancaran dan kualitas hasil pelayanan laboratirum di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2). Bertanggung jawab atas pendidikan dan pelatihan serta penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.

C. Alur Kerja
Alur kerja adalah tata kerja antara sub unit, diselaraskan dengan deskripsi pekerjaan.
Beberapa contoh tugas dan alur kerja :
1. Sub Unit Pelayanan, Pemeliharaan dan Sumber Daya Manusia.
1.1   Produktivitas pelayanan di seluruh lab. klinik.
1.2   Penyiapan form paket check up setelah disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan ke sub unit administrasi.
1.3   Penyiapan form paket tiap penyakit. mis. diabetes melitus, infark miocard, anemia, obesitas dan lain-lain yang diperlukan pengguna jasa setelah disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan ke sub unit administrasi.
1.4   Penyiapan paket pelatihan dan pendidikan.
1.4.1   Manajemen umum lab. maupun khusus misalnya keuangan.
1.4.2   Teknik tes lab. misalnya untuk keperluan analis medis, kepaniteraan, dan lain-lain.
Setelah disepakati oleh sub unit fungsional diteruskan ke kepala lab. untuk keputusan.
1.5 Menyiapkan fasilitas untuk penelitian dengan persetujuan sub unit fungsional dan kepala lab. serta mengatur hingga tak menganggu fungsi lain.
1.6   Pemeliharaan prasarana, dan sarana.
1.7   Mengatur mutasi staf intra lab.secara berkala.
1.8   Meneruskan permohonan cuti staf kepada kepala lab.
1.9   Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf yang tidak disiplin.
2. Sub Unit Administrasi, Keuangan dan Logistik
2.1   Pengadaan form permintaan dan jawaban yang telah disetujui kepala unit tentang no.1.1, 1.2,1.3 dan seterusnya.
2.2   Pengadaan fasilitas pelatihan yang telah disetujui kepala lab.
2.3   Fasilitasi penelitian yang telah disetujui kepala lab.
2.4   Pelaksanaan pelaporan administrasi dan keuangan pada akhir minggu I tiap bulan.
2.5   Penyediaan logistik dengan mengusahakan tidak boleh kadaluwarsa.
2.6   Pengadaan alat baru sesuai permintaan sub unit/seksi dan pengguna serta persetujuan kepala lab.
2.7   Pembayaran honorarium paling lambat pada akhir minggu 3 tiap bulan.
2.8 Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada stafnya yang tidak disiplin.
2.9   Penyiapan sangsi bagi karyawan yang tak disiplin setelah disetujui kepala lab.
2.10 Penyiapan penghargaan bagi yang berjasa besar setelah disetujui kepala lab.

3. Sub Unit Rekam Medik, Infromasi dan Pemasaran
3.1   Menyiapkan pelaksanaan komputerisasi sistim informasi lab. tentang:
        - hasil tes laboratorium untuk efektivitas pelayanan.
        - administrasi, keuangan dan logistik untuk pengawasan dan pengendalian.
3.2   Melaksanakan rekam medik dan analisis:
        - jumlah tes tiap bulan untuk evaluasi pelayanan dan permintaan.
        - jumlah 3 tes terbanyak dan 3 tes paling sedikit tiap bulan untuk pertimbangan keputusan.
3.3   Strategi promosi dan pemasaran tes sesuai paket check up dan targetnya.
3.4   Pemasaran tes sesuai paket penyakit dan targetnya.
        - internal ke unit pelayanan, komite medik/siang klinik, unit pelayanan dan lain-lain.
        - eksternal ke instansi lain, pertemuan ilmiah dan lain-lain.
3.5   Pemasaran paket pelatihan dan targetnya.
3.5.1   Manajemen lab. klinik sesuai kebutuhan pengguna jasa.
3.5.2   Teknis tes lab. sesuai kebutuhan pengguna jasa.
3.6   Penyebaran lab. info dan dampaknya ke unit lain, komitemedik, lain-lain dan follow up serta targetnya misalnya meningkatnya pengguna jasa 5 % tiap bulan.
3.7   Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf yang tidak disiplin.

Tata kerja dan alur kerja diseksi/sub unit fungsional yaitu Sampling/Imunologi, Kimia Klinik, Hematologi, Bank Darah, Analisis Cairan Tubuh, Mikrobiologi dan Parasitologi Klinik tak diberikan contoh, karena sudah umum diketahui namun dapat dibuat sesuai kebutuhan untuk peningkatan produktivitas. Tiap seksi/sub unit tersebut bertanggung jawab atas kegiatan pra-analitik, analitik, dan pasca-analitik, pemantapan mutu internal, eksternal serta tetap ada partisipasi antar seksi.



0 comments:



Poskan Komentar