Organisasi
dan Deskripsi Pekerjaan pada Laboratorium Klinik Rumah Sakit
Nama : Hertyn Frianka
A.
Struktur Organisasi Laboratorium Klinik
Struktur organisasi dan
tata kerja merupakan gambaran falsafah “participative governance”, artinya tiap
sub unit atau seksi saling berpartisipasi, saling memperkuat, birokrasi tak
panjang hingga cepat memperoleh akses yang diperlukan, transparan artinya
terbuka dalam laporan maupun informasi hingga dapat dipertanggungjawabkan,
akuntabel, pemerataan hak dan keadilan/gender
equity yang semuanya difokuskan untuk produktivitas dan kelestarian lab.
klinik, kepuasan pengguna jasa dan kesejahteraan.
Contoh struktur organisasi lab. klinik dapat dilihat
di bawah ini :
Kepala
Laboratorium
|
Pelayanan,
Pemeliharaan dan SDM
|
Administrasi, Keuangan dan
Logistik
|
Rekam
Medik, Sistem, Informasi dan Pemasaran
|
Imunologi
dan Sampling
|
Kimia
Klinik dan Lab. Satelit
|
Hematologi
dan Bank Darah
|
Cairan
Tubuh, Urinalisis dll
|
Mikrobiologi
dan Parasitologi
|
Pada contoh ini kepala lab. klinik
mengkoordinasi delapan kegiatan, mengimplementasikan good participative
governance untuk pengembangan dan kelestarian lab. klinik, tiga kotak di atas merupakan
sekretariat, sedang lima kotak di bawah merupakan kegiatan fungsional lab. praanalitik,
analitik, pasca-analitik dan pemantapan mutu internal serta eksternal (PMI
& PME). Lab satelit yaitu lab. rawat darurat, lab. intensif dan lab.bank
darah.
B. Deskripsi Pekerjaan
1. Deskripsi Pekerjaan Kepala Lab/Unit Pelayanan
Lab.
Fungsi:
Bertindak sebagai kordinator
pelaksanaan dan pengembangan pelayanan lab. rumah sakit dan pelayanan
pendidikan serta memfasilitasi penelitian di unit laboraorium.
Tugas-tugas:
1). Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan di laboratorium.
2). Merencanakan, melaksanakan,
mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan lab. rumah sakit, pelayanan
pendidikan dan penelitian di laboratorium.
3). Mengkoordinasikan dan memelihara administrasi pelayanan , keuangan,
rekam medik, informasi, promosi dan pemasaran sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.
4). Mengevaluasi dan membuat laporan tahunan dan laporan berkala.
5). Memberikan pembinaan administrasi, pelatihan dan manajemen kepada
seluruh staf laboratorium.
Wewenang:
1). Menentukan
keputusan menyangkut kebijaksanaan pelayanan dan pengembangan laboratorium.
2). Mengusulkan
program-program yang berkaitan dengan pelayanan dan pengembangan laboratorium kepada
direktur rumah sakit.
3). Mengusulkan tambahan prasarana dan sarana sesuai dengan kebutuhan
laboratorium.
4). Mengadakan pertemuan koordinasi sedikitnya sekali tiap bulan.
5). Memberikan
teguran terakhir kepada staf yang melakukan pelanggaran dan mengembalikan staf
yang bersangkutan kepada direktur rumah sakit bila teguran terakhir tidak
diindahkan.
Tanggung jawab:
1). Bertanggung
jawab kepada direktur rumah sakit atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan pelayanan
laboratorium rumah sakit dan pelayanan pendidikan, pelatihan serta penelitian
di laboratorium.
2). Bertanggung
jawab kepada direktur rumah sakit atas pemasukan dan pengeluaran keuangan laboratorium.
2. Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi Sub Unit
Administrasi, Keuangan dan Logistik
Fungsi:
Bertindak selaku koordinator
administrasi dan di bawah supervisi kepala lab., merencanakan dan mengelola
administrasi, keuangan dan logistik laboratorium.
Tugas-tugas:
1). Menangani sistem pencatatan dan distribusi surat masuk dan surat
keluar.
2). Membuat rencana kebutuhan/Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP)
tahunan.
3). Menyusun laporan keuangan setiap bulan.
4). Bekerjasama dengan para kepala sub unit lainnya menentukan
kebutuhan-kebutuhan untuk pelayanan laboratorium.
5). Atas
persetujuan kepala unit menentukan kontrak kerjasama dengan rekanan berdasarkan
perbandingan harga produk/reagen yang digunakan.
Wewenang:
1). Menentukan prioritas kebutuhan/permintaan dari seksi/sub unit
pelayanan baik darti segi keuangan maupun logistik.
2). Atas
persetujuan kepala unit, meminta pertanggungjawaban kepala sub unit atas
penggunaan alat/reagen dan bahan habis lainnya.
3. Deskripsi Pekerjaan Kepala Seksi/Sub Unit
Hematologi
Fungsi:
Bertindak sebagai kordinatnor
pelayanan, pengembangan dan pendidikan, pelatihan serta penelitian dalam bidang
hematologi dan Bank Darah.
Tugas-tugas:
1). Mengawasi kelancaran pelayanan setiap hari di bidang Hematologi dan
Bank Darah.
2). Mengawasi kontrol kualitas tes-tes hematologi dan Bank Darah setiap
hari.
3). Melaksanakan pemantapan mutu
internal setiap hari dan mengikuti Pemantapan Mutu Eksternal (PME) secara
berkala.
4). Menentukan solusi atas
permasalahan yang timbul di seksi/sub unit Hematologi dan Bank Darah termasuk
masalah ketenagaan.
5). Mengupayakan pengembangan
tes-tes Hematologi dan pelayanan Bank Darah sesuai kebutuhan pengguna jasa.
6). Membimbing peserta pendidikan
dan pelatihan serta penelitian di bidang Hematologi dan Bank Darah.
7). Membimbing dan mengembangan penelitian di bidang Hematologi dan Bank
Darah.
Wewenang:
1). Meminta fasilitas yang
diperlukan untuk pelaksanaan pelayanan di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2). Mengusulkan perbaikan/penggantian sarana atau alat yang dianggap
bermasalah.
3). Mengusulkan pengadaan alat/metode baru untuk tes Hematologi dan Bank
Darah sesuai kebutuhan pengguna jasa.
Tanggung jawab:
1). Bertanggung
jawab kepada kepala lab.atas kelancaran dan kualitas hasil pelayanan
laboratirum di bidang Hematologi dan Bank Darah.
2). Bertanggung jawab atas pendidikan dan pelatihan serta penelitian di
bidang Hematologi dan Bank Darah.
C. Alur Kerja
Alur kerja adalah tata kerja antara sub unit,
diselaraskan dengan deskripsi pekerjaan.
Beberapa contoh tugas dan alur kerja :
1. Sub Unit
Pelayanan, Pemeliharaan dan Sumber Daya Manusia.
1.1 Produktivitas pelayanan di seluruh lab. klinik.
1.2 Penyiapan
form paket check up setelah disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan
ke sub unit administrasi.
1.3 Penyiapan form paket tiap penyakit. mis. diabetes melitus, infark
miocard, anemia, obesitas dan lain-lain yang diperlukan pengguna jasa setelah
disepakati oleh unit fungsional diseragamkan dan diteruskan ke sub unit
administrasi.
1.4 Penyiapan paket pelatihan dan pendidikan.
1.4.1 Manajemen umum lab. maupun khusus misalnya keuangan.
1.4.2 Teknik tes lab. misalnya untuk keperluan analis medis,
kepaniteraan, dan lain-lain.
Setelah disepakati oleh sub unit
fungsional diteruskan ke kepala lab. untuk keputusan.
1.5 Menyiapkan fasilitas untuk
penelitian dengan persetujuan sub unit fungsional dan kepala lab. serta
mengatur hingga tak menganggu fungsi lain.
1.6 Pemeliharaan prasarana, dan sarana.
1.7 Mengatur mutasi staf intra lab.secara berkala.
1.8 Meneruskan permohonan cuti staf kepada kepala lab.
1.9 Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf
yang tidak disiplin.
2. Sub Unit
Administrasi, Keuangan dan Logistik
2.1 Pengadaan form permintaan dan jawaban yang telah disetujui kepala
unit tentang no.1.1, 1.2,1.3 dan seterusnya.
2.2 Pengadaan fasilitas pelatihan yang telah disetujui kepala lab.
2.3 Fasilitasi penelitian yang telah disetujui kepala lab.
2.4 Pelaksanaan pelaporan administrasi dan keuangan pada akhir minggu I
tiap bulan.
2.5 Penyediaan logistik dengan mengusahakan tidak boleh kadaluwarsa.
2.6 Pengadaan alat baru sesuai permintaan sub unit/seksi dan pengguna
serta persetujuan kepala lab.
2.7 Pembayaran honorarium paling lambat pada akhir minggu 3 tiap bulan.
2.8 Memberikan teguran pertama
lisan dan kedua tertulis kepada stafnya yang tidak disiplin.
2.9 Penyiapan sangsi bagi karyawan yang tak disiplin setelah disetujui
kepala lab.
2.10 Penyiapan penghargaan bagi yang berjasa besar setelah disetujui
kepala lab.
3. Sub Unit
Rekam Medik, Infromasi dan Pemasaran
3.1 Menyiapkan pelaksanaan komputerisasi sistim informasi lab. tentang:
-
hasil tes laboratorium untuk efektivitas pelayanan.
-
administrasi, keuangan dan logistik untuk pengawasan dan pengendalian.
3.2 Melaksanakan rekam medik dan analisis:
-
jumlah tes tiap bulan untuk evaluasi pelayanan dan permintaan.
-
jumlah 3 tes terbanyak dan 3 tes paling sedikit tiap bulan untuk pertimbangan
keputusan.
3.3 Strategi promosi dan pemasaran tes sesuai paket check up dan
targetnya.
3.4 Pemasaran
tes sesuai paket penyakit dan targetnya.
-
internal ke unit pelayanan, komite medik/siang klinik, unit pelayanan dan
lain-lain.
-
eksternal ke instansi lain, pertemuan ilmiah dan lain-lain.
3.5 Pemasaran paket pelatihan dan targetnya.
3.5.1 Manajemen lab. klinik sesuai kebutuhan pengguna jasa.
3.5.2 Teknis tes lab. sesuai kebutuhan pengguna jasa.
3.6 Penyebaran lab. info dan dampaknya ke unit lain, komitemedik,
lain-lain dan follow up serta targetnya
misalnya meningkatnya pengguna jasa 5 % tiap bulan.
3.7 Memberikan teguran pertama lisan dan kedua tertulis kepada staf
yang tidak disiplin.
Tata kerja dan alur kerja diseksi/sub unit
fungsional yaitu Sampling/Imunologi, Kimia Klinik, Hematologi, Bank Darah,
Analisis Cairan Tubuh, Mikrobiologi dan Parasitologi Klinik tak diberikan contoh,
karena sudah umum diketahui namun dapat dibuat sesuai kebutuhan untuk
peningkatan produktivitas. Tiap seksi/sub unit tersebut bertanggung jawab atas
kegiatan pra-analitik, analitik, dan pasca-analitik, pemantapan mutu internal,
eksternal serta tetap ada partisipasi antar seksi.
0 comments:
Posting Komentar